Profesionalizar la gestión del despacho de abogados

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La semana pasada pude leer un muy buen artículo de Borja Medín, en el que habla detalladamente (y estad atentos porque habrá más posts al respecto) acerca de cómo analizar la cartera de clientes de tu despacho. Ofrece una metodología sencilla, pero eficaz, para llevar a números aspectos clave relacionados con el desempeño comercial del despacho. El artículo se completa con su segunda parte, en la que Borja realiza un análisis más técnico.

La verdad es que me han gustado mucho los artículos, y me parecen todo un acierto. ¿Por qué? Pues porque en mi dia a dia, cuando hablo con mis clientes, veo que en muchísimos casos no están llevando un análisis de este tipo, que es la puerta de entrada a poder establecer estrategias comerciales poderosas. El trasfondo es, en definitiva, llevar a cabo una serie de tareas orientadas a una gestión más técnica del despacho. O lo que es lo mismo, poner en práctica un tipo de gestión más profesional dentro del despacho. Y de eso trata este post, de algunos aspectos esenciales a la hora de establecer unas mejores prácticas de gestión.

 

Las técnicas de análisis permiten tomar mejores decisiones.

Analizar la realidad del despacho, desde una perspectiva de gestión, es una tarea imprescindible para poder tomar las decisiones correctas que permitan que la firma sobreviva, en primer lugar, que sea rentable, en segundo, y que mejore su rentabilidad, en tercero. Este análisis se puede hacer siguiendo criterios cualitativos (lo que creo, lo que intuyo, lo que percibo…) o cuantitativos (me baso en datos). Obviamente, la parte cualitativa tiene un peso importante en todo el proceso, porque los datos no dejan de ser algo que vamos a filtrar, a procesar mentalmente, en base a nuestras ideas y preferencias. Pero sirven -y de que manera- para apoyar nuestras decisiones en algo más que la mera intuición.

Como ejemplo: Cuando ayudo a un nuevo cliente a generar su estrategia de negocio y de marketing, realizamos un análisis previo de dónde está el despacho. Una de las preguntas es “¿qué porcentaje de ingresos supone cada área de práctica?” Las respuestas más habituales oscilan desde algo como “creo que…” a “ni me he parado a pensarlo” Especialmente en el primer caso, cuando le pido al cliente que haga un somero análisis, lo normal es que se lleven sorpresas importantes. Lo que el cliente percibe muchas, muchísimas veces, no se corresponde con la realidad. Y solo este paso ya le ayuda a realizar cambios en la manera de dirigir su despacho.

 

Sistematizar la información.

Un despacho posee muchísima información a la que puede sacar provecho. Facturación (real y prevista), datos de clientes y prospectos… Pero es una información que no sirve de nada si no está sistematizada. Un ejemplo muy básico de esto es la base de datos de clientes, que en muchos casos es inexistente. El cliente -y todo aquel que contacta con el despacho aunque finalmente no lo contrate- es el activo más poderoso del despacho. Y, a lo largo de su vida, tendrá muchas necesidades jurídicas que satisfacer. Llegado ese momento, lo que tú quieres es que se acuerde de ti para satisfacerlas.

Una herramienta básica para una adecuada gestión de la base de datos de clientes es un programa informático ad hoc, comunmente llamado CRM. Este tipo de programas permiten incorporar mucha información y gestionarla de manera eficaz, incluso vinculando el perfil de cada cliente a sus datos de facturación. Sin embargo, sobre todo en un primer momento, también se puede llevar a cabo un control más simple a través de una base de datos personal. El objetivo, en última instancia, es tener los datos que consideramos necesarios para poder utilizarlos en el momento que lo deseemos.

¿Qué ocurre si no tengo la información sistematizada? Bueno, pues que hay un pequeño problema de gestión… Llevará un tiempo alimentar el sistema que hayas creado con toda la información existente. En este caso, se trata de ser prácticos y fijar una fecha de partida; No tiene sentido remontarse a los inicios del despacho, y probablemente coger la información de los 3-5 últimos años será suficiente.

La clave para que todo este esfuerzo sea útil es la constancia y la sistemática. No tengo porqué estar interrumpiendo constantemente mi actividad para “meter” la información. Lo que necesitaré es contar con un proceso eficiente y cómodo de gestión de datos.

 

Elaborar un cuadro de mandos.

¿Qué es un cuadro de mandos? Es una herramienta en la que recojo la información que me permite saber si me estoy acercando o alejando de mis objetivos. Me da datos acerca del área de gestión que estoy analizando, a través de indicadores. Estos indicadores los conseguiré procesando la información que previamente he sistematizado.

Aunque es trabajoso, si lo que buscas es ser un gestor más eficaz, el cuadro de mandos es tu gran aliado.

Por ejemplo, a nivel comercial, podrás tener datos sobre si vas bien, regular o mal. O acerca de qué tipos de asuntos están teniendo más peso en tu día a día. O cuáles son más rentables. O qué clientes son especialmente importante para ti.

 

Utilizar la información para tomar decisiones.

Tomar decisiones. Y no cualquier tipo de decisión. Decisiones correctas. Ese es el fin último que estás persiguiendo. Y, con esas decisiones, puedes llevar a cabo acciones de mejora de tu despacho. Algunos ejemplos:

  • Descartar clientes que, simplemente, no son rentables.
  • Cambiar procesos en determinado área legal porque implica un esfuerzo mayor que otras, para el mismo rendimiento.
  • Determinar si necesitas reforzar el equipo en ciertas áreas del negocio.
  • Hacer un segumiento de la evolución del equipo en la generación de negocio, y en la calidad del mismo.
  • Decidir si necesitas una estrategia de marketing, con parámetros concretos acerca de los objetivos que buscas.
  • Potenciar ventas cruzadas a tus clientes, a lo largo de su ciclo de vida, manteniéndo un contacto más constante con ellos.

Y, de momento, basta por hoy. Como introducción es suficiente. Poco a poco, en otras entradas, iré desarrollando en más profundidad los temas que han aparecido en este post.

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Estrategia

1 comentario

  • - Borja Medín

    Muy buen artículo. Y no solo por las menciones, que las agradezco, si no porque refleja claramente que detrás de todo lo que proponéis hay un gran contenido y una estrategia bien clara. Hablar de cuadros de mando y de análisis de cartera de clientes refleja una profesionalidad brutal y un correcto trabajo de fondo y no nos circunscribe solamente a hacer proposiciones tipo pantalla que no se sostendrán en el tiempo. Buen trabajo!

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