Gestión del despacho: El cuadro de mandos

ID-10025265 Image courtesy of Rawich at FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of Rawich at FreeDigitalPhotos.net

En una entrada anterior hablaba de la necesidad de tener un buen sistema de información en el despacho de abogados, para poder realizar una gestión basada en datos, no en intuiciones. En esta entrada voy a hablar más en profundidad de lo que es, y para qué sirve, un cuadro de mandos.

Qué es un cuadro de mandos.

Bueno, he intentado que la imagen sea especialmente evocadora… Porque el cuadro de mandos es, ni más ni menos, el termómetro de la evolución del despacho. Es la forma de sintetizar toda la información en una serie de indicadores que nos digan dónde estamos en relación a los objetivos que hemos marcado para la firma. A menudo veréis que a esos indicadores se les llama también KPI-s, o Key Performance Indicators. Es decir, Indicadores Clave del Desempeño.

Y, ¿cuál es el ámbito de desempeño del cuadro de mandos? Múltiple, porque puedo definir cuadros de mandos diferentes en función de los objetivos que quiera medir. A menudo, eso vendrá definido por mi rol dentro del despacho, ya que no es lo mismo ser el Gerente, que el responsable de un área legal, que el responsable de un proyecto con varios abogados participando. Estas son algunos de los posibles -pero no únicos- ámbitos de aplicación de un cuadro de mandos.

  • Gestión del despacho.
  • Gestión de área/división.
  • Gestión de Recursos Humanos.
  • Gestión de proyectos.
  • Marketing.

Y así, un largo etc.

Primera clave: Definir los KPI-s

Esto es especialmente importante cuando comenzamos a trabajar en base a indicadores. Lo primero que hay que tener claro es que hay que intentar no volverse locos. Me explico: No podemos pasar de una ausencia total de control a una compulsión obsesiva por tener todos los datos del mundo. Entre otras cosas porque, salvo que tu único rol sea gestionar y dirigir el despacho (y ni aún así), hay más tareas que llevar a cabo que alimentar a la bestia… Y de otro, una sobre abundancia de información puede llevarte a una parálisis por exceso de análisis. Es decir, a la inacción por tener demasiada información que digerir. Así que la primera tarea es definir qué quieres y necesitas medir. Por ejemplo:

  • Volumen de facturación mes a mes, global y por área. Esta información podrás irla comparando año a año, para ver si las cosas mejoran. Al hablar de facturación por área, también puedes ver si cumples tus objetivos estratégicos (por ejemplo: Si estás especializado en Divorcios Express, lo que esperas es que tu facturación por Divorcios Express sea al menos de un X%)
  • Origen de la facturación: Saber quién está generando negocio en el despacho. Por ejemplo, si estás en un proceso de cambio por el que todos los abogados tienen objetivos comerciales asociados.
  • Rentabilidad de proyectos: Por ejemplo, para ver si estás dentro de un precio/hora razonable.
  • Tasa de conversión: Por ejemplo, si estás midiendo tu efectividad comercial, querrás saber qué porcentaje de consultas (tuyas, o del resto de abogados) se acaban convirtiendo en un contrato.

Segunda clave: Definir la forma de recoger la información.

Una vez que sabes lo que quieres medir, es el momento de definir cómo vas a medirlo. Eso siginifica que tienes que recoger la información de manera adecuada. “Adecuado” lo vamos a entender de la siguiente manera: Que sea sencillo de hacer (lo más sencillo posible, para que no consuma tiempo de más), y que sirva efectivamente para construir el indicador que necesitas.

La información puede recogerse de múltiples maneras. Si tienes un programa de gestión en el despacho, seguramente te ofrezca la posibilidad de extrer (“exportar”) muchos datos en forma de tabla. Si no, o si no contempla todo los datos que necesitas, un simple excel es más que suficiente en muchísimas ocasiones.

A la hora de hablar sobre cómo recoges la información, también hay que considerar la periodicidad con la que lo vas a hacer. Quizás necesites hacerlo a diario, o a lo mejor con emplear un par de horas semanalmente sea suficiente. El criterio a seguir será que esa recogida de información no implique paralizar el resto de actividades.

Un ejemplo: Tabla excel que contenga la siguiente información:

  • Nº factura
  • Fecha / mes
  • Cliente
  • Importes (base, IVA, suplidos)
  • Area de práctica

Tercera clave: Definir la forma de sistematizar la información.

La recogida de información por si sola nos puede dar intuición de por donde van los tiros, pero lo que necesitamos es sintetizarla para hacerla manejable. Arriba ponía un ejemplo de tabla excel, que me permitirá generar varios indicadores: Evolución de la facturación, origen por área, ABC de clientes… Para sacar esos datos deberás procesar la información de la tabla.

La buena noticia es que si te manejas medianamente con excel, podrás definir una tabla dinámica que “automatice” algunos filtrados de información. En otro caso, habrá que manipular manualmente la tabla, ordenando y filtrando datos para conseguir esa cifra que conforma el indicador.

Cuarta clave: Ser consecuente.

Por ser consecuente entiendo dos cosas:

  • La primera: Que una vez que empiezas a elaborar un cuadro de mandos, vas a seguir utilizándolo. Si no, habrás perdido el tiempo poniendo en marcha algo que no te va a servir de nada en el medio y largo plazo.
  • La segunda: Que a la vista de los datos, tomarás decisiones de acción y mejora del despacho. Incluso -o mejor dicho, sobre todo- cuando la información que obtengas vaya totalmente en contra de lo que intuías.

Parece más complicado de lo que es en realidad. Así que ¡ánimo!

  • Enviar a un amigo

Categorías

Estrategia

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

* Campos obligatorios

*

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>